Засади використання автоматизованої системи документообігу Валківського районного суду Харківської області

ЗАТВЕРДЖЕНО рішенням зборів суддів Валківського районного суду Харківської області № 12 від 04.09.2015року

зі змінами та доповненнями згідно з рішенням зборів суддів Валківського районного суду Харківської області від 25.05.2016 Протокол №6

зі змінами та доповненнями згідно з рішенням зборів суддів Валківського районного суду Харківської області від 19.09.2016 Протокол №9

зі змінами та доповненнями згідно з рішенням зборів суддів Валківського районного суду Харківської області від 08.05.2018 Протокол №2

зі змінами та доповненнями згідно з рішенням зборів суддів Валківського районного суду Харківської області від 19.03.2019 Протокол №3

зі змінами та доповненнями згідно з рішенням зборів суддів Валківського районного суду Харківської області від 23.04.2020 Протокол №2

                                                                                                                              Засади                                                                                                                                                                       використання автоматизованої системи документообігу Валківського районного суду Харківської області

І. Загальна частина

         1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Валківського районного суду Харківської області (далі за текстом – Засади), розроблені відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів  України від 02.04.2015 року №25, (із змінами і доповненнями затвердженими рішенням Ради суддів України від 05.06.2015 року №55) – далі за текстом Положення, а також Положення про збори суддів Валківського районного суду Харківської області.

       1.2. Засади мають на меті забезпечення організаційної єдності щодо визначення повноважень та порядку розгляду зборами суддів Валківського районного суду Харківської області питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу справ між суддями.

      1.3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, здійснення адміністративних повноважень тощо).

     1.4. Питання, що стосуються визначення головуючого судді, формування колегій, а також здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не  врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду – далі Положення, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

ІІ. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та внесення змін до обліково-статистичних карток

2.1.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

2.1.2. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

У разі надходження до суду у кінці робочого часу великої кількості судових справ, з урахуванням фізичного навантаження, часу необхідного для здійснення процесуальних та технічних дій працівниками апарату суду направлених на формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідного обсягу інформації по справі, здійснення автоматичного розподілу справи, проводити автоматичний розподіл судових справ (формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї всієї інформації, тощо) у наступний за днем реєстрації робочий день. При цьому, кожного разу при наявності такого факту складати відповідний акт.

2.1.3. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи здійснюється за розпорядження керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді по справі).

Якщо прийнявши від канцелярії суду справу, суддя з’ясовує, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності чи інше - суддя, у той же день, складає службову (доповідну) записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівник апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), то він, невідкладно, складає службову (доповідну) записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

2.1.4. У разі ухвалення суддею по справі рішення про скасування заочного рішення по справі і призначення справи до розгляду у загальному порядку - суддя, секретар судового засідання чи помічник судді, у день ухвалення такого судового рішення передає до канцелярії суду його копію (наявність електронного примірника ухвали у автоматизованій системі в стані «Оригінал»), для внесення відповідної інформації до автоматизованої системи.

2.1.5. У випадку прийняття суддею рішення про виправлення описок та помилок з власної ініціативи судді у раніше постановленому судовому рішенні або якщо будь-який процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, був поданий учасником по справі у судовому засіданні (без реєстрації картки вхідного документу, заведення обліково-статистичної картки та автоматичного формування номера провадження у суді), про це невідкладно, у день надходження документу, суддею, його помічником або секретарем судового засідання повідомляється  відповідальна особа канцелярії суду, згідно з визначеними функціональними обов’язками,  для внесення відповідних відомостей до автоматизованої системи документообігу суду. 

ІІІ.  Особливості розподілу судових справ між суддями 

3.1. Розподіл судових справ у Валківському районному суді Харківської області здійснюється відповідно до п.2.3 Положення тобто в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими працівниками канцелярії суду, згідно визначення функціональних обов’язків окремим наказом керівника апарату цього ж суду. Такі справи невідкладно передаються визначеному автоматизованою системою головуючому судді під особистий підпис у Контрольному журналі судових справ і матеріалів переданих для розгляду судді, але не пізніше наступного дня.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи з будь-яких причин, мотиві та міркувань не допускається.

3.2. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за принципом випадкового обрання із загального списку суддів з урахування визначених системою коефіцієнтів навантаження.

3.3. Відповідно до п.2.3 Положення для суддів Валківського районного суду Харківської області запроваджено такі коефіцієнти: коефіцієнт навантаження судді  на момент автоматизованого розподілу судової справи – «1», коефіцієнт складності судової справи – «1», коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу судової справи – «1», коефіцієнт виконання адміністративних повноважень за посадою голови суду – «1».

3.4. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. Крім того, за допомогою автоматизованого розподілу визначається слідчий суддя.

3.5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді:

1) судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

2) судові справи про перегляд заочного рішення;

3) судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

4) клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

5) матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

6) судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день, а також справи, які повернуті після дооформлення;

7) зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

8) заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

9) заяви про відновлення втраченого судового провадження;

10) апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження;

11) заяви про забезпечення позову, доказів;

12) судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа;

13) кримінальні провадження та справи про адміністративні правопорушення, що надійшли стосовно особи, щодо якої справа вже перебуває у Валківському районному суді Харківської області.

3.5.1. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44 - 2.3.46 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

3.6. Особливості розподілу клопотань, заяв та скарг між слідчими суддями.

3.6.1. Клопотання, заяви та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (у період відпустки судді; в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду); у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення, відсторонення судді від посади – з моменту видачі відповідного наказу голови суду, в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, справи та матеріали підлягають повторному автоматичному розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду.

Клопотання та скарги, що надійшли в рамках одного кримінального провадження, за яким надходили раніше декілька клопотань та/або скарг, передаються слідчому судді, який розглядав перше клопотання (скаргу) за цим кримінальним провадженням.

У разі надходження до суду нового клопотання та/або скарги по кримінальному провадженню, а слідчий суддя, що розглядав перше клопотання за цим кримінальним провадженням не працює або матеріал (справу) неможливо передати йому з підстав, визначених у пункті вище, його слід передавати слідчому судді, який розглядав останнє клопотання за цим кримінальним провадженням.

У разі якщо наступного слідчого судді за відсутнім немає, матеріал підлягає розподілу між усіма повноважними слідчими суддями, які присутні на роботі.

Розподіл клопотань слідчих, які раніше вже були предметом розгляду судді, можливий не пізніше ніж за три дні до початку відпустки судді, незалежно від кількості днів наданої відпустки.

3.6.2. У разі затвердження графіку чергування слідчих суддів у святкові, вихідні та неробочі дні розподіл клопотань та скарг, що надійшли в рамках одного і того ж кримінального провадження розподіляється слідчому судді, який розглядав перше клопотання чи скаргу, проте коли у вихідний чи святковий день до суду вперше надійшла скарга чи клопотання, розподіл такої справи здійснюється з урахуванням графіка чергування слідчих суддів Валківського районного суду Харківської області.

3.7. Не розподіляються конкретному судді судові справи, що надійшли:

1) за два місяці до закінчення повноважень судді;

2) за чотирнадцять днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів в сукупності). Однак у період перебування судді на роботі йому, як раніше визначеному судді по конкретній справі передаються: скарги чи/або клопотання у кримінальному провадженню як слідчому судді, а також судові справи, заяви та матеріали про перегляд заочного рішення, в порядку виконання судових рішень у кримінальних, цивільних та адміністративних справах, справах про адміністративні правопорушення, про вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’єднання судового рішення, повернення судового збору, кримінальні провадження, які надійшли до суду в порядку ст.334 КПК України, справи про адміністративні правопорушення повернуті до суду після до оформлення, тощо;

3) за три робочі дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

4) у період відпустки судді;

5) за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів; за чотирнадцять календарних днів до відрядження, якщо таке становить більше шести місяців) та в дні перебування судді у відрядженні;

6) під час тимчасової непрацездатності судді;

7) за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

8) у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

9) у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

10) в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

3.8. Розподіл судових справ між суддями у разі перебування у нарадчій кімнаті

3.8.1. У разі перебування судді (колегією суддів) у нарадчій кімнаті по кримінальній справі (провадженню) чи іншій судовій справі більше одного робочого дня, такий суддя (у випадку розгляду справи колегією – весь склад суддів) не бере участі у автоматичному розподілі справ.

3.8.2. Про перебування судді (колегії суддів) у нарадчій кімнаті головуючий суддя або секретар судового засідання невідкладно невідкладно повідомляє керівника апарату суду (або особу яка його заміняє) шляхом подачі службової записки, для внесення відповідних відомостей до автоматизованої системи документообігу суду.

При цьому справи та матеріали, визначені у підпунктах 2.3.43, 2.3.44 Положення, підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, незважаючи на його перебування у нарадчій кімнаті.

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню щодо вирішення питання про надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи, про примусове проникнення до житла, про застосування запобіжного заходу та інше, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді, передбачені п.2.3.45 Положення, у разі перебування такого слідчого судді у нарадчій кімнаті по кримінальному провадженню (справі) більше одного робочого дня, розподіляються між усіма повноважними слідчими суддями Валківського районного суду Харківської області.

3.8.3. Не розподіляються наступні справи під час перебування судді у нарадчій кімнаті: 

- заяви про забезпечення позову до надходження позовної заяви;

- подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України.

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді, передбачені п.2.3.45 Положення (окрім щодо вирішення питання про надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи та про застосування запобіжного заходу), у разі перебування такого слідчого судді у нарадчій кімнаті по кримінальному провадженню (справі) більш ніж три дні, підлягає автоматичному розподілу.

У разі, якщо на момент надходження справи (матеріалу), яка підлягає передачі раніше визначеному головуючому судді, згідно п.2.3.44 Положення (окрім, заяв про перегляд заочного рішення, заяв про роз’яснення рішення, заяв про прийняття додаткового судового рішення, зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду), головуючий суддя відсутній (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, відсторонення від посади, тощо), такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

3.9. Порядок розподілу судових справ та матеріалів у разі знеструмлення приміщення суду або виходу з ладу сервера автоматизованої системи документообігу суду

3.9.1. У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм, сервера автоматизованої системи документообігу Валківського районного суду Харківської області чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи і тривають понад п’ять робочих днів, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді тримання під варту, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється відповідальною особою канцелярії суду, згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи, правил поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог пункту 2.3.3. Положення.

При цьому при прийнятті позовних заяв та інших справ і матеріалів, канцелярією суду (старшим секретарем або особою, що її заміняє) на вище означених документах проставляється час їх надходження до суду.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення вищезазначених обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

3.10. Повторний автоматичний розподіл судових справ.

3.10.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством  випадках (неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (досягнення 65-річного віку тощо), відсторонення судді від посади здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

3.11. Визначення порядку внесення інформації до табелю робочого часу суддів, присяжних та народних засідателів в автоматизованій системі документообігу суду

3.11.1. Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю, а також внесення інформації про знаходження судді у нарадчій кімнаті та про інші випадки неможливості судді виконувати свої повноваження (хвороба, відрядження, відпустка) проводиться відповідальною особою (керівником апарату суду, особою, яка виконує обов’язки керівника апарату суду чи старшим секретарем суду) у разі наявності наказу про відрядження, відпустку чи подання службової (доповідної) записки (про перебування судді на лікарняному, у нарадчій кімнаті тощо).

Якщо станом на 9.00 годину робочого дня, від судді не надійшло повідомлення про те, що він перебуває на лікарняному, то такий суддя включається до загального списку суддів, які мають повноваження щодо здійснення процесуальних дій, для подальшого розподілу справ.

При цьому в автоматизованій системі документообігу суду відображається дата, та час коли дана інформація вноситься.

У службовій (доповідній) записці, яка буде подаватися до канцелярії суду суддею (у разі розгляду справи колегією – головуючим суддею по справі), помічником судді, секретарем судового засідання, іншої особи про знаходження судді на лікарняному, в обов’язковому порядку повинні зазначатися дата та час складання службової (доповідної) записки; про знаходження судді у нарадчій кімнаті також повинно бути зазначено дату та час складання службової (доповідної) записки та повинно бути обов’язково зазначено час видалення суду до нарадчої кімнати та час виходу суду із нарадчої кімнати.

У разі виникнення потреби у подовжені строку перебування судді у нарадчій кімнаті, про це також подається службова (доповідна записка) із зазначенням нового часу виходу суду із нарадчої кімнати.

3.11.2. Внесення інформації до табелю робочого часу народних засідателів та присяжних в автоматизованій системі документообігу суду про розгляд справи за фактичною участю народних засідателів та присяжних у судових засіданнях проводиться відповідальною особою (керівником апарату суду, особою, яка виконує обов’язки керівника апарату суду, або старшим секретарем суду) на підставі наданої про це секретарем судового засідання, помічником судді, суддею інформації (із зазначенням відомостей про розгляд конкретної справи за участю відповідних народних засідателів та присяжних у наступних судових засіданнях). 

3.12. У випадку неможливості визначення членів колегії при автоматизованому розподілі кримінального провадження, в якому особа перебуває під вартою і строк тримання її під вартою спливає, розгляд якого здійснюється колегіально, серед суддів, на яких здійснюється розподіл, включати до автоматизованого розподілу суддів, які виключені з розподілу за 3 та за 14 днів до початку відпустки, тобто включати їх на розподіл колегіальних справ упродовж усіх 3-х та 14-ти днів, що передують відпустці.

ІV. Прикінцеві положення

4.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Валківського районного суду Харківської області затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи документообігу суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

4.2. Електронний примірник такого документу зберігається в автоматизованій системі документообігу суду у стані «Оригінал» та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

4.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду  набирають чинності з дня їх  затвердження рішенням зборів суддів, якщо в рішенні зборів суддів не зазначено інше.

4.4. Зміни і доповнення до Засад затверджуються рішенням зборів суддів Валківського районного суду Харківської області в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства, за поданням голови суду, суддів чи керівника апарату суду.